共有文書置き場の構成についての若干のヒント

あなたが共有文書置き場の構成に携わる方で、ファイルやフォルダを作成しようとしているのなら、熟慮の上で行ってください。こう考えてみてください——このリストは今後、非常に重要な情報伝達手段になり、何年にもわたって利用されつづけるかもしれません。

ここでは、共有文書置き場が無秩序な状態にならないようにするためのヒントをいくつか挙げます。

• リストに定期的に同じ種類のリソースが入ってくるのなら、月ごとや年ごとの構成 (またはその他必要に応じた期間ごと) にするとよいでしょう。
  

  例: 生徒に宿題を提出させるために、メーリングリストを使うとしましょう。ある年も次の年も、生徒が履修する単元は同じで、解く課題も同じです。このような場合、共有文書置き場の最上位に年度ごとにフォルダを作成するというのは、いい考えでしょう。こうしておけば、生徒たちは前年度の課題や単元の内容を見ることができます (注意が必要なリソースは教師のみにアクセス制限しておきます)。年度ごとのフォルダの下に、さらに単元や教師ごとのサブフォルダを作成しておけば完璧です。

• リストがある部門の成員全員の共同作業のためのものならば、プロジェクトごとの構成にしたほうがよいでしいう。
• リストが情報交換を主眼としているのなら、話題ごとの構成にしましょう。
• また、人やチームなどごとの構成にもできますし、さらに、これまでに挙げたやりかたを組み合わせることもできますね。

問題を避けるため、公開するファイルやフォルダの名前は慎重に決めるようにしましょう。明確で短い名前を付け、空白、特殊記号、全角の英数字や半角の片仮名は使わないようにしましょう。