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共有文書置き場にある文書を変更、削除する

文書をアップロードしたりダウンロードしたりするだけでなく、ウェブ上にあるファイルやフォルダを操作することもできます。

フォルダやファイルの読み取りや書き込みのアクセス権限を変えることができます。これには次のような利点があります。

フォルダへの書き込みを禁止すれば、許可なく誰かが公開したファイルが増殖するのを防げます。リストの統制を保つためには、共有文書置き場のルートフォルダへの書き込みを禁止することも考慮に値します。誰でも書き込みできるフォルダを作っておいて、期日が過ぎたら書き込みを禁止するといったこともできます。たとえば、生徒の宿題を集めるような場合です。
ファイルへの書き込みを禁止すれば、誰にも変更させないようにできます。たとえば、教師が生徒に試験問題などの文書を配布するような場合にはこれが最適です。
フォルダの読み出しを禁止すれば、部外秘の文書を入れるのに使えます。いちいち文書の読み出し権限を変更する必要がありません。
ファイルの読み出しを禁止すれば、それを部外秘にできます。たとえば、教師が生徒に試験の答案をアップロードさせるときに、他の生徒に読めないように読み出し権限を制限するように言う、といったことが考えられます。

アクセス権限を変えられるのは、自分でアップロードしたり作成したりした文書やフォルダだけです (ただし例外として、リストのオーナーはどのファイルやフォルダでもアクセス権限を変えることができます。モデレータはできません)。

文書のアクセス権限を変えるには、文書の名前の前の「アクセス」欄の「アクセス」をクリックします。アクセス権限変更ページへ移ります。

ドロップダウンリストで「読める人」か「変更できる人」を選びます。

どちらの選択肢を選んでアクセス権限を変えても、文書のオーナー (たいていはそれを公開した人) は書き込みと読み取りの権限を持ちつづけます (リストのオーナーが文書のオーナーを変えない限り)。

文書のオーナーを変えることもできます。これにより、たとえば他の人にウェブで文書を変更してもらえるようにしたり、他の人が公開した文書の実際の作者を示したりすることができます。

文書を変更するには、文書の名前の前の「変更」欄の「変更」をクリックします。

変更する文書の種類によって、できることに違いがあります。

文書がフォルダなら、説明を付けることができ、移動することができます。

説明は、変更の際に文書の左上に出ています。フォルダを見ているときもここに出ます。
文書がブックマークなら、さらに指定した URL を変えることもできます。
文書がファイルなら、さらに他のファイルに差し替えることもできます。これをするには、「[ファイル名] ファイルを新しいファイルで置き換える」の下の「参照」ボタンをクリックし、公開したいファイルを選びます。選んだら、「開く」ボタンをクリックします。ファイルのパスが「参照」ボタンのそばのテキストボックスに表示されます。「公開」ボタンをクリックします。

新たなファイルの名前にかかわらず、公開されるファイルの名前は元のままです。ファイルを差し替えたあとで名前も変えたければ、公開されたあとでファイルを移動します。
さらに、文書がプレインテキストのファイルならば、ウェブ上で内容を変えることもできます。「/[ファイル名] ファイルを変更」のテキストエリアにテキストを打ち込むか貼り付けるかして、「公開」ボタンをクリックします。

それぞれのテキストボックスの横のボタンをクリックすると、そのテキストボックスでの変更だけが反映されます。ほかの項目も変更したければ、変更したい項目でボタンをクリックしなければなりません。

多くのボタンは、クリックすると文書のあるフォルダへ戻ります。ページを移らずに更新だけするボタンもあります。なにも変えないでフォルダのページへ戻るには、「親フォルダへ移動」ボタンをクリックします。

文書はどんな種類でも、その文書の名前の前の「削除」の欄にある「削除」をクリックすれば削除できます。確認のメッセージが表示されるので、やめて戻ることもできます。いったん削除した文書は二度と取り戻せません。

文書の名前の前に「削除」がないのなら、あなたには文書への書き込み権限がないということです。

中に文書のあるフォルダは削除できません。フォルダは、削除する前に空にしておかなければなりません。